Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Aydınlatma Metni

Gençlik ve Proje Derneği (“GEPED”), YEDEP kapsamında Kocaeli Büyükşehir Belediyesi ve Kocaeli Kent Konseyi tarafından desteklenmeye hak kazanan “E-gönüllü Kocaeli” projesi çerçevesinde yürüttüğü www.ortakyarin.com alan adlı internet sitesine üyeliğiniz ve dernek faaliyetleriniz kapsamında çeşitli kişisel verilerinizi elde etmektedir. GEPED, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca “veri sorumlusu” sıfatına haiz olup, Kanun’un 10. maddesi uyarınca aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek amacıyla işbu metni dikkatinize sunar.

GEPED, KVKK m.16 ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları uyarınca dernek statüsü nedeniyle Veri Sorumluları Siciline (VERBİS) kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmuştur; ancak Kanun’un tüm veri güvenliği hükümlerine tam uyum sağlamaktadır.

1. Veri Sorumlusu Bilgileri

• Unvan: Gençlik ve Proje Derneği (GEPED)
• Adres: Kuzey Mahallesi, Çenedağı Caddesi No:1 Körfez / Kocaeli
• İnternet Sitesi: www.genclikprojedernegi.org.tr
• E-Posta: genclikveproje@gmail.com
• Telefon: 0532 652 5895

2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen hukuki sebeplere dayanılarak aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• KVKK m.5/2-a (Kanunlarda açıkça öngörülmesi) ve m.5/2-ç (Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü): Tüm ulusal ve uluslararası mevzuat kapsamındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, üye kayıtlarının tutulması ve taleplerin çözüme kavuşturulması amacıyla. Bu kapsamda, 5253 sayılı Dernekler Kanunu m.23 uyarınca mülki idare amirliğine (DERBİS) yapılması zorunlu olan üyelik kabul veya sona erme bildirimleri yasal zorunluluk kapsamında gerçekleştirilmektedir. Danıştay içtihatları uyarınca “dernek üyeliği” bilgisinin kendisinin KVKK m.6 kapsamında özel nitelikli kişisel veri olduğu bilinciyle hareket edilmekte ve yasal zorunluluk kapsamındaki DERBİS bildirimleri bu doğrultuda hukuki yükümlülük sınırları içinde ifa edilmektedir. Web sitesi üyeliği sürecinde T.C. Kimlik Numarası gibi hassas veriler zorunlu tutulmamakta, yalnızca yasal kanalların zorunlu kıldığı durumlarda veya alternatif yasal doğrulama yöntemleriyle işlenmektedir.
• KVKK m.5/2-f (İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati): GEPED Tüzüğü ile tanımlanan amaçlar doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi, üyelik koşullarının iyileştirilmesi, veri kayıplarının önlenebilmesi amacıyla kopyalama/yedekleme süreçlerinin yürütülmesi. Ayrıca GEPED lokasyonlarında, sadece bina güvenliğinin sağlanması amacıyla yalnızca görüntü kaydı yapan (ses kaydı almayan) güvenlik kameraları ile izleme yapılmaktadır.
• KVKK m.5/1 ve m.6/2 (Açık Rıza): Özgür iradenizle açık rıza vermeniz koşuluyla; üyelik verilerinizin yurt içi sunucularda barındırılan altyapı tedarikçilerine aktarılması, dernek etkinlik ve organizasyonlarının sosyal medya ve web sitelerinde tanıtılması, teknik altyapı nedeniyle sunucuları yurt dışında olan platformlara verilerin m.9 kapsamında yurt dışı aktarımı, ticari elektronik ileti gönderimi ve İYS kaydı ile adli sicil kaydı ve kan grubu gibi özel nitelikli verilerinizin yalnızca ilgili spesifik faaliyet için zorunlu olması şartıyla işlenmesi amaçlarıyla işlenir.

3. İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Toplanan kişisel verileriniz; yukarıda belirtilen yasal amaçlar doğrultusunda GEPED üyelerine, www.ortakyarin.com internet sitesinin altyapısını sağlayan anlaşmalı hizmet sağlayıcılarına, veri minimizasyonu ilkeleri ve imzalanan gizlilik/veri güvenliği protokolleri çerçevesinde aktarılabilecektir. Dernek üyeliği verilerinin KVKK m.6 kapsamında özel nitelikli kişisel veri olduğu bilinciyle; 5253 sayılı Kanun m.23 kapsamındaki yasal zorunluluklar (DERBİS bildirimleri) dışında kalan hiçbir veri, ilgili kişinin ayrıca ve açıkça alınmış rızası olmaksızın resmi kurumlara veya üçüncü taraflara aktarılmayacaktır. Ayrıca ticari elektronik ileti gönderimi izni verilmesi halinde, yasal yükümlülük gereği iletişim verileriniz İleti Yönetim Sistemi’ne (İYS) aktarılacaktır.

4. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi

Kişisel verileriniz, www.ortakyarin.com internet sitemize üye olurken elektronik ortamda, üyelik formları vasıtasıyla, iletişim kanallarımız üzerinden sözlü veya yazılı olarak ve iletişim bilgilerinizin doğrulanması amacıyla gönderilen doğrulama kodları (OTP/Link) aracılığıyla toplanmaktadır.

5. Üyelik Sona Ermesi ve İmha Süreci

Üyelik ilişkisinin (istifa, fesih vb.) sona ermesi halinde kişisel verileriniz, mevzuatta öngörülen yasal zamanaşımı sürelerinin dolmasını müteakip KVKK m.7 ve derneğimizin İmha Politikası uyarınca ilk periyodik imha sürecinde resen silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir.

6. İlgili Kişinin Hakları ve Başvuru Usulü

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca GEPED’e başvurarak; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, aktarıldığı 3. kişileri bilme, düzeltme, silme/yok edilmesini isteme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle doğan zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Taleplerinizi, KVKK Başvuru Formunu doldurarak “Kuzey Mahallesi, Çenedağı Caddesi No:1 Körfez / Kocaeli” adresine yazılı olarak (noter veya iadeli taahhütlü posta ile) ya da derneğimize ait sistemde kayıtlı e-posta adresinizi kullanarak genclikveproje@gmail.com adresine iletebilirsiniz. GEPED, talebinizi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır.